Politica de Confidentialitate

Politica de confidentialitate („Politica”) a organizatiei Romanian Oracle User Group – RoOUG descrie ce tipuri de date cu caracter personal detine RoOUG, cum sunt prelucrate si utilizate acestea, precum si modul in care RoOUG va respecta drepturile pe care le aveti in calitate de persoana vizata, conform legislatiei privind protectia datelor cu caracter personal, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”).

INAINTE DE A VA INSCRIE LA EVENIMENTELE ORGANIZATE DE RoOUG VA RECOMANDAM SA CITITI CU ATENTIE ACEASTA POLITICA.

Suntem Asociatia Romanian Oracle User Group – RoOUG cu sediul in Bucuresti, Bld Constructorilor nr 21, bl 21, Sc C, ap 45, Sector 6, ce functioneaza cu personalitate juridica din anul 2017 prin decizia Judecatoriei Sector 6 din 08.05.2017.

Cine este responsabil pentru detinerea si prelucrarea datelor dvs. ?

RoOUG nu are desemnat un responsabil cu protectia datelor cu caracter personal deoarece:
• nu este o autoritate publica sau un organism public;
• nu efectueaza operațiuni de prelucrare care sa necesite o monitorizare periodică și sistematică pe scară largă;
• nu face parte dintr-un grup de întreprinderi;
• nu prelucreaza categorii speciale de date cu caracter personal mentionate la articolul 9 GDPR sau a unor date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni, menționată la articolul 10 GDPR;
• numarul de membri sau angajati nu depaseste 250;

Ce date cu caracter personal colecteaza Romanian Oracle User Group, cine le furnizeaza si cum sunt securizate ?

Urmatoarele 4 date personale sunt obligatorii pentru participarea la activitatile organizate de RoOUG.

• Nume
• Prenume
• Email
• Telefon

Urmatoarele 2 date personale sunt date optionale pentru participarea la activitatile organizate de RoOUG:
• Companie
• Pozitie in compania in momentul inscrierii la un eveniment
Aceste date le furnizati dvs. in mod direct, in momentul in care va inscrieti la o un eveniment organizat de RoOUG. Inscrierea la un eveniment RoOUG sa face prin intermediul Fisei de inscriere afisata pe site_ul RoOUG sau prin trimiterea unui email pe adresa de contact contact@RoOUG.ro. Daca preferati inscrierea la un anumit eveniment prin intermediul unui email, atunci in acest email va trebui sa specificati toate informatiile care sunt cuprinse si in fisa de inscriere furnizata pe site_ul RoOUG. In cazul in care sunteti la prima inscriere la un eveniment RoOUG si transmiteti un email incomplet, RoOUG se angajeaza sa stearga informatiile incomplete trimise in mail si sa nu le foloseasca.
Precizari suplimentare
Pastram date personale enumerate mai sus intr-un cont Cloud administrat de Google. Pentru detalii suplimentare, consultati https://cloud.google.com/security/gdpr/
In prezent RoOUG nu colecteaza date prin intermediul fisierelor de tip cookies si nu utilizeaza module cookie si tehnologii similare pentru a va recunoaste pe dvs. si dispozitivele dvs.
RoOUG nu utilizeaza date de geolocalizare oferite de dispozitivul mobil.

Scopul detinerii datelor cu caracter personal

Numele si Prenumele sunt necesare pentru identificarea personala la accesul in sala de conferinta si furnizarea de diplome de participare la final de curs.

Emailul si Telefonul sunt necesare pentru informarea cu privire la programul conferintelor, eventualele modificari ale programului si respectarea drepturilor dvs. cu privire la datele dvs. personale detinute de RoOUG.
Compania si Pozitia in cadrul companiei sunt date optionale, necesare doar in scopuri statistice cu obiectivul de a imbunatati si dezvolta noile evenimente organizate de RoOUG.

Modalitatile de contactare utilizate de RoOUG

RoOUG va folosi mailul sau telefonul precizat in fisa de inscriere doar pentru informari cu privire la evenimentul aferent fisei de inscriere. Aceste informari pot fi: modificari de program sau feed-back general cu privire la eveniment.
Pentru orice alte informari generale, RoOUG va folosi mailul precizat doar daca in fisa de inscriere a ultimului eveniment este bifata casuta:Sunt de acord ca RoOUG sa foloseasca adresa de mail de mai sus pentru orice alte informari generale, conform politicii GDPR a RoOUG.
Puteti oricand sa va retrageti consimtamantul de marketing, daca la mailul trimis de RoOUG bifati casuta raspundeti si solicitati aest lucru, adaugand mesajul Nu mai sunt de acord ca RoOUG sa foloseasca adresa de mail de mai sus pentru informari generale, conform politicii GDPR a RoOUG.
Daca o persoana care s-a inscris la un eveniment RoOUG doreste sa primeasca informari generale pe alt mail decat cel precizat in ultima fisa de inscriere, atunci va trebui sa trimita o cerere de rectificare date la adresa de contact: contact@RoOUG.ro cu subiectul „contact”.
Daca va inscrieti la diferite evenimente organizate de RoOUG cu mailuri diferite si la aceste inscrieri ati fost de acord sa primiti informari generale ulterioare evenimentului la care v-ati inscris, veti primi aceste informari pe mailurile specificate in fisele de inscriere. Rectificarea datelor de contact se poate face conform paragrafului anterior, trimitand o cerere de rectificare date.
Exemplu:
O persoana s-a inscris la un eveniment RoOUG din viitor cu numele Popescu Adina, email adina_popescu@gmail.com si telefon 0722******. La urmatoarea inscriere tot la un eveniment RoOUG din viitor, aceeasi persoana se inscrie cu numele Serbanescu Adina, acelasi telefon ca si Adina Popescu 0722****** si email-ul adina_serbanescu@gmail.com.
Pentru RoOUG apar doua persoane, atat Adina Popescu cat si Serbanescu Adina si modalitatea de contactare va fi pe ambele mailuri, daca atat Adina Popescu cat si Adina Serbanescu au optat pentru comunicare ulterioara evenimentului la care au particpat, prin email.
Daca mai multe persoane cu nume diferite se inscriu la un anumit eveniment cu acelasi telefon sau email, aceste date vor fi retinute de RoOUG asa cum au fost furnizate, deoarece teoretic este posibil ca la evenimentele organizate de RoOUG sa participe o familie care doreste sa fie contactata pe acelasi email sau telefon.
In situatia in care se doreste modificarea canalelor de contact, trebuie trimis un email la adresa de contact: contact@RoOUG.ro cu subiectul „contact”. In mail trebuie sa fie furnizate canalele de contact, actualizate integral de catre persoana care s-a inscris la un eveniment organizat de RoOUG si precizarea evenimentului sau evenimentelor la care se refera. Daca o anumita persoana s-a inscris la mai mult de un eveniment RoOUG cu nume diferite si aceste evenimente nu au avut inca loc, atunci, daca este trimis un mail de rectificare a numelui si aceasta rectificare se va aplica tuturor evenimentelor care inca nu au avut loc si la care persoana posesoare de date personale s-a inscris. Mailul prin care se face cererea de modificare date de contact trebuie sa coincida cu mailul din fisa de inscriere sau cu mailul prin care s-a facut inscrierea la eveniment (daca inscrierea s-a facut prin mail si nu prin fisa).

Transferul datelor personale catre terti

Deoarece evenimentele organizate de RoOUG se desfasoara in diverse cladiri care apartin altor organizatii, din motive de securitate, pentru accesul in sala de conferinte, de cele mai multe ori, RoOUG este obligat sa furnizeze o lista gazdei evenimentului.
Aceasta lista va contine doar numele si prenumele. Lista va fi furnizata sub forma unui fisier cu parola persoanei desemnate in acest scop de organizatia care gazduieste evenimentul.

Drepturile dvs. sunt urmatoarele:

Dreptul de a fi uitat
Consimtamanul dat catre RoOUG pentru detinerea datelor personale enumerate mai sus poate fi retras în orice moment. Pentru retragerea consimtamantului, trebuie trimis un email cu subiectul “dezabonare” la adresa de contact: contact@RoOUG.ro. In urma primirii unui astfel de email, RoOUG se angajeaza sa stearga datele personale detinute din contul Cloud gestionat de Google, in urmatoarele 30 zile si sa nu mai foloseasca canale de contactare furnizate in ultima fisa de inscriere pentru diverse informari. Dreptul de fi uitat se va aplica de catre RoOUG doar daca faceti dovada ca persoana care cere exercitarea acestui drept este aceeasi cu persoana care s-a inscris la eveniment. Aceasta dovada se poate face daca se trimite un mail de pe aceeasi adresa de mail folosita in momentul inscrierii la un eveniment. In cazul in care aceasta dovada este facuta, vor fi sterse din istorie toate datele personale detinute de RoOUG in fisele de inscriere pe care figureaza acea adresa de mail.
Daca retragerea consimtamantului s-a facut intre momentul inscrierii la un eveniment si pana a avea loc evenimentul viitor si daca lista cu numele si prenumele persoanelor participante a fost deja furnizata persoanei care se ocupa de organizarea evenimentului din partea organizatiei gazda, atunci aceasta lista va fi reactualizata de RoOUG, refurnizata organizatiei gazda si nu va mai contine numele si prenumele persoanei care a cerut stergerea datelor personale. Reactualizarea si refurnizarea listei cu numele si prenumele participantilor se va efectua de catre RoOUG doar in situatia in care intre momentul desfasurarii evenimentului si momentul retragerii consimtamantului sunt mai mult de 30 zile.
Refuzul prelucrarii datelor personale
In momentul inscrierii la un eveniment organizat de RoOUG, dvs. va dati si consimtamantul transmiterii datelor personale nume si prenume catre organizatia gazda a evenimentului. Daca ulterior inscrierii la eveniment dvs. nu mai doriti ca aceste date personale sa fie furnizate organizatiei gazda dar nu doriti sa va retrageti consimtamantul privind detinerea de RoOUG a datelor personale enumerate in paragraful “Datele cu caracter personal colectate de Romanian Oracle User Group” , atunci trebuie trimis un email cu subiectul “refuz prelucrare date personale” la adresa de contact: contact@RoOUG.ro. In acest mail trebuie sa precizati la care eveniment sau evenimente organizate de RoOUG in viitor va referiti. Acest mail trebuie trimis catre RoOUG cu cel putin 30 zile inainte de desfasurare evenimentului. Daca toate conditiile enumerate in cadrul acestui paragraf sunt indeplinite, RoOUG se angajeaza sa refurnizeze organizatiei gazda lista cu numele si prenumele persoanelor participante, omitand numele si prenumele dvs. pentru acel/acele evenimente ceruteprin mail. Daca organizatia gazda a evenimentului nu accepta din motive de securitate primirea participantilor fara furnizarea numelui si prenumelui persoanei participante in prealabil, atunci retragarea consimtamantului pentru aceasta prelucrare va atrage dupa sine si imposibilitatea dvs. de a participa la evenimentul pentru care ati refuzat transmiterea numelui si a prenumelui.
Acest drept se va aplica de catre RoOUG doar daca faceti dovada ca persoana care cere exercitarea acestui drept este aceeasi cu persoana care s-a inscris la eveniment. Aceasta dovada se poate face daca se trimite un mail de pe aceeasi adresa de mail folosita in momentul inscrierii la eveniment.
Rectificarea datelor
In situatia in care datele dvs. personale furnizate anterior nu mai sunt de actualitate si trebuie rectificate, trebuie sa trimiteti un email cu subiectul “corectie” la adresa de contact: contact@RoOUG.ro. In urma primirii unui astfel de email, RoOUG se angajeaza sa rectifice datele personale detinute, in conformitate cu cele mentionate in email, in urmatoarele 30 zile. In mail trebuie sa precizati si la ce eveniment se refera rectificarea. Numele si prenumele se vor aplica insa tuturor evenimentelor care inca nu au avut loc si la care dvs. v-ati inscris. Este posibil insa sa furnizati un telefon mobil de contact pentru un eveniment si altul pentru alt eveniment. Pentru informari generale, RoOUG va folosi ultimele date de contact furnizate de dvs. Rectificarea datelor se va face de catre RoOUG doar daca faceti dovada ca persoana care cere corectia datelor este aceeasi cu persoana care s-a inscris la eveniment. Aceasta dovada o faceti doar trimitand un mail de pe aceeasi adresa de mail folosita in momentul inscrierii la eveniment.
Dreptul de acces
Aveti dreptul in orice moment de a cunoaste datele dvs personale detinute de RoOUG. In acest caz trebuie sa trimiteti un email catre RoOUG pe adresa contact@RoOUG.ro in care sa specificati faptul ca doriti sa cunoasteti care sunt datele dvs. personale dvs. detine de RoOUG.
Pentru ca RoOUG sa poata furniza aceste date, trebuie sa faceti dovada ca v-ati inscris sau ati participat la cel putin un eveniment organizat de RoOUG. Aceasta dovada o faceti trimitand un mail chiar de pe mailul pe care l-ati folosit in fisa de inscriere. Daca la momentul inscrierii la un eveniment RoOUG ati folosit mailul si nu fisa de inscriere, atunci dreptul de acces se va furniza doar daca cele doua mailuri coincid (adica mailul de pe care s-a facut inscrierea la evenimentul RoOUG si mailul de pe care vine cererea de acces la datele personale). Daca v-ati inscris la evenimente organizate de RoOUG si ati folosit mai multe adrese de mail, RoOUG nu va furniza decat acele date in care figureaza aceeasi adresa de email ca si cea de pe care vine cererea prin care se solicita dreptul de acces. In acest caz se vor furniza de catre RoOUG numele, prenumele si telefonul/telefoanele mobile ale acelor fise de inscriere in care apare acelasi mail ca si mailul de pe care vine cererea de drept de acces la datele personale.
Dreptul la portabilitatea datelor
Puteti sa ne solicitati, in conditiile legii, sa furnizam datele dvs. intr-o forma structurata, utilizata frecvent si care poate fi citita in mod automat. In acest caz, putem sa transmitem datele dvs. unei alte entitati, daca este posibil din punct de vedere tehnic.
Precizarile facute la dreptul anterior sunt valabile si in acest caz. Pentru ca RoOUG sa poata furniza aceste date, trebuie sa faceti dovada ca v-ati inscris sau ati participat la cel putin un eveniment organizat de RoOUG si aceasta cerere trebuie facuta de pe acelasi mail ca si mailul pe care l-ati mentionat pentru participarea la evenimentul organizat de RoOUG.
Dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere
Conform articolului 77 aliniatul 1 din regulamentul UE nr.769/2016, „orice persoană vizată are dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul membru în care își are reședința obișnuită, în care se află locul său de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare, în cazul în care consideră că prelucrarea datelor cu caracter personal care o vizează încalcă prezentul regulament”.